Flexibiliteit om je aan te passen aan de marktontwikkelingen
Modulaire fleet management groeit met je bedrijf mee

Fleet management is een verzamelterm voor allerlei aan een voertuig gerelateerde oplossingen. Denk daarbij aan het monitoren en plannen van de voertuigen en materieel en alle de communicatie daaromheen. Kortom het organiseren van een commercieel wagenpark en alle bewegende assets die daarbij horen, zoals trailers of ander groot rijdend materieel. Het verzamelen en optimaal inzetten van de verzamelde data is daarbij cruciaal. Dat geeft inzicht en overzicht.

Waarom Fleet management?

De noodzaak voor een fleet management-systeem groeit. Marges staan onder druk en klanteisen nemen toe.  Voeg daar de oplopende brandstofprijzen, toenemende milieudruk, personeelstekorten en een steeds groter wordende administratielast aan toe om enkele uitdagingen voor ondernemers te noemen. Inzet van een fleet management-systeem helpt je deze beheersen. Door bijvoorbeeld zorgvuldig je voertuigen en andere assets te monitoren ben je in staat ze effectiever te plannen. Dit scheelt kilometers, dus brandstof en tijd. Door de communicatie met chauffeurs te stroomlijnen vereenvoudig je het werk, verhoog je de veiligheid en voldoe je bovendien eenvoudiger aan geldende wet- en regelgeving. En dat is nog maar het begin.  

Door bedrijfsprocessen te automatiseren ontstaan er mogelijkheden om beschikbare data te combineren tot bruikbare managementinformatie. Hiermee kan het proces worden geoptimaliseerd en de tijd en het geld wat daarmee vrijkomt  gebruikt voor de verdere ontwikkeling van de organisatie. In de praktijk zien we dat het gebruik van big data in combinatie met het juist inzetten van bedrijfsmiddelen ervoor zorgt dat een organisatie het verschil maakt ten opzichte van de concurrentie. Klanten worden beter bediend, gunstigere voorwaarden kunnen geboden worden en personeel staat minder onder druk. Kortom, je krijgt meer grip op de verschillende variabelen. 

Grip op je wagenpark is voor ieder bedrijf anders

Meer grip krijgen op je (groot)wagenpark kan op veel verschillende manieren, er bestaan dan ook verschillende oplossingen met een veelheid aan functionaliteiten. Bepalen welke oplossing voor jouw bedrijf het beste is, is geen sinecure. Een functionaliteit die bijvoorbeeld voor het ene bedrijf werkt, kan voor het andere bedrijf totaal overbodig zijn en vice versa. Per branche zijn er uitdagingen die overeenkomen, maar ook weer van elkaar verschillen. Een beginnend, klein bedrijf heeft andere behoeftes dan een groot bedrijf. Het ene bedrijf heeft al veel meer processen geautomatiseerd, dan het andere bedrijf. Feit is dat je efficiënter kunt werken door automatisering en daarmee je concurrentievoordeel verhoogt. 

Het is dus van belang dat je een oplossing kiest die op dit moment past bij het bedrijfsproces, de grootte van het wagenpark, de wetgeving en een gezonde ‘return on investment’ heeft – maar ook schaalbaar is naar de toekomst. Investeringen in tijd en geld kunnen flink zijn als over een tijdje blijkt dat uitbreiding of verandering noodzakelijk is. 

Van basis naar uitgebreid

Een basisbehoefte voor veel ondernemingen is vaak inzicht hebben in de locatie van de voertuigen. Door trackers in de voertuigen te plaatsen is via de webapplicatie zichtbaar waar je wagens zich bevinden. Heb je ook behoefte aan temperatuurinformatie of te weten wanneer deuren geopend worden? Om de informatie van de digitale tachograaf op afstand uit te lezen? Dan zijn sensoren of de tachograaf eenvoudig te koppelen om ook die data te tonen. Als je allerlei data verzamelt, is het een kleine stap om de planningsmodule van GPS-Buddy te gebruiken om ritten via de meest optimale route uit te voeren.  Koppel de verzamelde data  aan de routeinformatie om moeiteloos en proactief je klant te informeren over de verwachte aankomsttijd, de temperatuur van de geleverde goederen en rapportages. Voor dat je het weet heb je zo een volledig fleet management-systeem opgebouwd op jouw tempo aangepast aan jouw bedrijfsstructuur en onderdelen.

Hardware – firmware – software 

Om dit te bewerkstelligen heb je hardware nodig in de vorm van trackers en sensoren. Informatie uit die trackers en sensoren wordt verzameld, verzonden en vervolgens verwerkt in verschillende software-oplossingen. GPS-Buddy ontwikkeld niet alleen de hardware en firmware in eigen huis. Ook schrijven wij de software applicaties die nodig zijn om antwoord te geven op de verschillende voertuig gerelateerde issues. Grote voordeel hiervan is dat de verschillende componenten van het fleet management-systeem naadloos op elkaar afgestemd zijn en als lego blokken in elkaar passen. 

Monitoren 

Een compleet fleet management-systeem stelt je in staat om voertuigen en ander materiaal op allerlei manieren te monitoren. GPS-Buddy biedt daarvoor de volgende functionaliteiten: 

  • Track & Trace
    • voertuigen 
    • Trailers 
    • Kilometer- & ritregistratie (Keurmerk Ritregistratie gecertificeerd)     
    • Geofencing 
  • Digitale tachograaf download         
    • Chauffeursbrieven 
    • Rust- en rijtijdanalyse 
    • Archivering 
  • Sensoren         
    • Temperatuur 
    • Kerntemperatuur 
    • Deur / anti-insluip 
  • Assets         
    • Voertuigen, trailers, bouwcontainers en ander materieel 
    • Draaiuren meten 
    • CO2 uitstoot berekenen 
  • CANbus         
    • 100% zuivere kilometerregistratie 
    • Registratie brandstofverbruik, snelheid, toeren, reminformatie, FMS-data  
    • Besparing op brandstof en onderhoud  
    • Actief sturen op performance (veiliger en zuiniger) 
  •  Timesheet         
    • Dynamisch vragenpad 

Plannen

Met alle data die wordt verzameld en gecombineerd, kunnen voertuigen, tijd, personeel, materiaal en onderhoud eenvoudig gepland worden binnen onze planning software. Op die manier wordt de inzetbaarheid van mensen, middelen en voertuigen vergroot. Onderstaande functionaliteiten worden eenvoudig daarin geïntegreerd:    

  • Taken     
    • Taken ontvangen 
    • Afleverbon 
    • Afsluiten met handtekening 
  • Foto     
    • Ontvangen en versturen 
  • Emballage     
    • Foutloze registratie van aantal en type door chauffeur 

communiceren

Monitoren en plannen is één deel van de oplossing. Directe en eenvoudige communicatie tussen personeel op de weg en kantoor is het onontbeerlijke andere deel. Met apps wordt de communicatie tussen chauffeurs en planners geoptimaliseerd. Hierdoor is tijdens het vervoer directe communicatie met de klant mogelijk, maar ook uitgebreide rapportages, bijvoorbeeld over de vervoerscondities zijn geautomatiseerd uit te wisselen. Door verwachtingen op een juiste manier te managen vergroot je de klanttevredenheid. De volgende functionaliteiten zijn beschikbaar: 

  • Planner app 
    • Locatie en overzicht van voertuigen en materieel 
    • Rapportages gereden routes, performance (op tijd / te laat bij klant) 
  • Driver app:     
    • Communicatie met kantoor 
    • Actuele temperatuur laadruimte  
  • Berichten     
    • Ontvangen en versturen 
  • Timesheet     
    • Vragenpad en registratie 
  • Rapportage 
    • Standaard rapportages 
    • Rapportages op maat

Modulair opbouwen bespaart kosten

Binnen het centrale platform van GPS-Buddy wordt alle data met elkaar verbonden waarbij het bovendien mogelijk is eenvoudig koppelingen te maken met bestaande TMS-, ERP- of andere systemen. Door de modulaire opbouw geniet je van de voordelen van een volwaardig fleet management & asset tracking systeem, maar kies je alleen voor de functionaliteiten die nodig zijn binnen jou bedrijf. Je betaald op die manier niet voor zaken die je toch niet gebruikt. Als jouw bedrijf groeit kan je het systeem eenvoudig uitbreiden, zonder grote vervangingsinvesteringen te hoeven doen.   

De aanschaf van een modulaire oplossing is een eerste verdienste maar de ROI zit voor een groot deel in het dagelijks gebruik. Zo bieden uitgebreide rapportages je inzicht in bijvoorbeeld het brandstofverbruik van een voertuig en het rijgedrag van een chauffeur. Daarnaast zorgen oplossingen als routeoptimalisatie en planning ervoor dat opdrachten zo efficiënt mogelijk worden gepland waardoor onnodig heen-en- weer rijden wordt voorkomen. Doordat alle informatie met betrekking tot voertuigen, materieel en medewerkers realtime beschikbaar is, breng je administratieve overhead kosten terug tot het absolute minimum en krijg je handvatten om onnodige kosten terug te dringen.  

Kortom, de fleet management-oplossingen van GPS-Buddy helpen je om realtime zicht te hebben op je wagenpark en om je bedrijfsprocessen te optimaliseren en wordt zo een aantoonbaar kostenbesparende managementtool. 

case

Grip op voertuigen, rijgedrag en geconditioneerde ladingen

Formule Logistics: “Overzicht is noodzakelijk om kosten-efficiënt te zijn en de klant van de juiste informatie te voorzien. Het modulaire fleet management-systeem sluit volledig aan bij onze bedrijfsvoering en groeit met ons mee.”