Administratie is misschien wel het minst populaire werk van iedere ondernemer. Tegelijkertijd is het een van de belangrijkste onderdelen. Denk aan een sluitende ritregistratie of exact weten waar je materiaal zich bevindt. Oplossingen zoals die van GPS-Buddy vergroten het werkgemak en verlagen administratieve lasten. Ondernemer Toon van der Linden past het steeds meer toe.
Van der Linden werkt al bijna tien jaar met GPS-Buddy. Voor die tijd moesten we de digitale tachograaf handmatig uitlezen met een apparaatje. Daarvoor moeten de auto’s thuiskomen. Vroeg of laat gaat dat mis. Hetzelfde geldt voor de chauffeursregistratie. “Omdat nu alles automatisch gebeurt via één portaal heb je er geen omkijken naar en weet je dat het goed gebeurt.” Een bijkomend voordeel voor Toon is dat nu met één portaal wordt gewerkt op kantoor.
De XT4 tracking-unit is het kloppend hart van het systeem, deze heeft vele verschillende mogelijkheden om klanten te kunnen helpen. Dit komt omdat het systeem volledig naar wens van de klant wordt samengesteld, zo kan je o.a. kiezen uit CANBus en of Tacho koppeling, CO2, machine draaiuren, planning en nog veel meer, het is een volledig modulair systeem. “Dat is het mooie van het systeem” van der Linden is klein begonnen “Je gaat het voor steeds meer dingen toepassen”. Waar wij het meest intensief gebruik van maakt is de Tacho en CANBus-koppeling in de vrachtwagens. Die zijn vereist voor de kilometer- en rijtijdenregistratie, maar legt ook het rijgedrag en brandstofverbruik vast. “Het wordt steeds belangrijker om te kijken naar de CO2-uitstoot binnen je bedrijf. Denk maar aan de CO2-prestatieladder. Op deze manier hebben we dat perfect inzichtelijk.”
Eén van de medewerkers op kantoor heeft het portaal van GPS-Buddy geopend. Op de kaart bewegen langzaam blauwe stipjes. “Dat zijn de vrachtwagens die nu op pad zijn”. Staat een auto vaak of lang stil langs de weg, dan ga je toch bellen om te horen wat er is. We zien wat de medewerkers presteren en hoe lang ze over het werk doen. Ik snap de gevoeligheid, maar tegelijkertijd is het in het belang van ons bedrijf. Kunnen wij efficiënt werken, dan profiteren de medewerkers ook. Zo’n volgsysteem is niet meer weg te denken, dat realiseert iedereen hier zich. Voor de chauffeurs zitten er ook voordelen aan. Voorheen belde je vaak om te horen waar een auto zich bevond en of het werk al klaar was. Nu zie ik het in één oogopslag. We hebben afspraken met klanten waarbij we beloven binnen één of twee uur een containerbak te wisselen. Dankzij het volgsysteem zie ik welk voertuig het dichtstbij de laad- en loslocatie is. Je kunt efficiënter plannen en werken.
“Sinds we met het systeem werken gaan de medewerkers bewuster om het met materiaal en is de productiviteit verbeterd.”
In het portaal staan ook stippen die niet bewegen. Dat zijn de zogenoemde RFID-tags, het nieuwste product van GPS-Buddy. Van der Linden is bezig om die op hun materiaal te monteren. Het gaat hierbij vooral om containerbakken, waarvan het bedrijf er tientallen van verhuurd heeft. “Dat scheelt ons veel zoekwerk naar waar de container precies staat”, weet Toon uit ervaring. “Ook helpt het om diefstal te voorkomen. Je moet er niet aan denken dat een container kwijtraakt. Dat kost ons duizenden euro’s.” De tag – die zo’n 10 bij 3 centimeter is – kan onopvallend in of aan een object worden bevestigd. De ingebouwde accu gaat gegarandeerd acht jaar mee.
“Het scheelt zoveel administratieve uren, voorkomt fouten en zorgt voor een sluitende registratie. Alleen daarom al vind ik het meerwaarde hebben.”
De units in onze vrachtwagens zijn recent vervangen door nieuwe 4G-exemplaren. Dat heeft alles te maken met het uitschakelen van het 2G-netwerk. Helaas noodzakelijk, maar zo zijn we wel klaar voor de toekomst. Wij zien dit slechts als een eerste stap, en zijn benieuwd naar de volgende mogelijkheid – we hadden het net over ‘slimme stoplichten’ die op groen springen zodra een vrachtwagen nadert, om zo de doorstroming te bevorderen, brandstof en dus CO2 te besparen.
Ontdek hoe onze fleet- & asset managementoplossingen jouw bedrijf kunnen helpen om je CO2-voetafdruk te verkleinen en processen te stroomlijnen. Neem contact met ons op voor meer informatie.