Op het moment dat er met studio wordt gewerkt i.c.m. de taken module is het mogelijk om op 2 manieren taken af te melden met GPS-Buddy Studio. Zo is er de mogelijkheid om middels de GPS-Buddy Driver app handmatig taken te starten en te voltooien. Tevens ondersteunen we een manier om de taken, indien deze app niet beschikbaar is, af te melden op basis van positie. Deze beide statussen zijn los inzichtelijk in de verschillende taken schermen. Afhankelijk van de gekozen manier worden de taken ook op een bepaalde manier gekleurd weergegeven in het overzicht.

Weergave aanpassen:

Ga naar ‘Taken’ scherm en klik op het tabblad ‘Taken’ waarna rechts bovenin het scherm het volgende icoontje zichtbaar is: 

Na het klikken op het instellingen icoontje kunt u aangeven welke kolommen moeten worden weergegeven in dit scherm. Kies voor het gebruik van ‘Taken op basis van driver app’ voor de optie ‘Taak Status’ (afbeelding 1).  Indien er gebruik wordt gemaakt van het ‘Taken afmelden op basis van positie’ de optie ‘Positionering status’(afbeelding 2).   Indien de module Packaging/Assets niet zijn afgenomen dan kunnen deze velden het beste worden verborgen om het scherm overzichtelijk te houden.	afbeelding 1	afbeelding 2

Daarnaast zal ook in het tabblad ‘Tijdschema Taken’ de instelling moeten worden doorgevoerd. Dit kunt u doen door rechts bovenin het op het instellingen icoontje te klikken en daar de keuze te maken uit de 2 verschillende functies.

Maak een keuze uit de volgende mogelijkheden:
‘Show task status’                          > Indien afmelding op basis van Driver App moet plaatsvinden
‘Show positioning status’            > Indien afmelding op basis van positie moet plaatsvinden

	Uitleg kleuren gebruik in tijdschema taken scherm:
	Taak nog niet uitgevoerd
	Taak gedaan ‘te vroeg’
	Taak gedaan ‘op tijd’
	Taak gedaan ‘te laat’ uitgevoerd maar nog binnen monitor venster
	Taak niet gedaan of eventueel buiten tijd monitor venster
	Taak gestart, met Driver App, maar nog niet voltooid

Om te zorgen dat chauffeurs tachograafdata goed wordt uitgelezen en de chauffeursnamen worden getoond in de rapportages en schermen in studio is het noodzakelijk om chauffeurs aan te maken in het systeem met daarbij hun chauffeurskaartnummer.

Indien de kolom niet zichtbaar is zoals in bovenstaande afbeelding dan kunt u deze zichtbaar maken door rechts bovenin op het steeksleuteltje te drukken. In het daaropvolgende scherm kunt u dan de optie ‘Driver’ inschakelen zodat deze kolom zichtbaar wordt.

De ID’s die hier als een nummer worden uitgeschreven dienen te worden gekoppeld bij de gebruikers. Ga hiervoor naar ‘Instellingen’ > ‘Beveiliging’ > ‘Gebruikers’. Zoek de betreffende gebruiker/chauffeur op en voer het chauffeurspasnummer in en zorg ervoor dat de optie ‘Bestuurder/driver’ staat aangevinkt.

Onze systemen zijn voorzien van een GPRS en GSM antenne. Door de GPS antenne kan het systeem precies bepalen op welke locatie uw voertuig zich bevindt. Eén keer per minuut wordt deze positie doorgegeven aan onze centrale database. Dit is mogelijk omdat het systeem voorzien is van een GSM antenne en hiermee contact legt met onze centrale database. Deze verwerkt de door het systeem verstuurde gegevens en maakt die zichtbaar en concreet voor u.

Indien u een defect of niet registrerend GPS-Buddy systeem heeft, zijn er een aantal zaken die u zelf zou kunnen doen om het betreffende systeem weer online te krijgen.

Onbelemmerde GSM/GPS ontvangst
Onze systemen hebben een GSM/GPS ontvangst nodig om de data van het voertuig naar onze database te kunnen sturen. Wanneer het voertuig binnen staat of als het voertuig in de buurt staat van plekken waar veel GSM/GPS storingen plaatsvinden, dan kan dit een goede werking van het GSM/GPS signaal verhinderen. Probeert u het voertuig op een plaats te zetten waar een onbelemmerde ontvangst van GSM/GPS mogelijk is.

Harde reset
Het is mogelijk om uw GPS-Buddy systeem zelf van een harde reset te voorzien. Om dit te bereiken dient u de min pool van de accu van het voertuig gedurende een korte tijd van de accu af te halen. Het systeem zal, wanneer u deze min pool weer aansluit, opnieuw opstarten.

Invoeren in GPS-Buddy Studio bij/voor uitdelen

Indien de sleutels m.b.v. de studio applicatie moeten worden ingevoerd kunt u dit doen in het volgende menu item ‘Instellingen’ > ‘Beveiliging’ > ‘Gebruikers’.

Als het scherm met het gebruikersoverzicht naar voren is gekomen kunt u in de rechterbovenhoek klikken op de knop ‘Toevoegen’.

In het vervolg scherm kunnen de gegevens van de chauffeur worden ingegeven.

In bovenstaande schermprint is te zien welke gegevens minimaal moeten worden ingegeven. Een belangrijke optie is het vinkje bij ‘Bestuurder’ zodat deze naam ook daadwerkelijk gekoppeld kan worden aan een rit.

Invoeren in GPS-Buddy Studio bij eerder uitgedeelde sleutels

Indien de sleutels niet meer voor handen zijn om bovenstaande uit te voeren en de sleutels al worden gebruikt, is het mogelijk om de gebruikte sleutels m.b.v. studio zichtbaar te krijgen zodat deze alsnog kunnen worden ingevoerd.

Ga hiervoor naar het kaartscherm en klik op de optie knop rechts bovenin het scherm op het steeksleuteltje. In het instellingen scherm zet je de optie voor ‘Bestuurder’ aan om te zorgen dat de ID Button zichtbaar wordt op het kaartscherm.

Voer de waarde welke staat beschreven bij bestuurder in bij de bestuurder zoals eerder beschreven.

Invoeren in de GPS-Buddy webapplicatie bij/voor uitdelen

Ga naar ‘Instellingen’ en kies daarna de optie ‘Gebruikers’.

Als het scherm naar voren komt met de gebruikers kunt u rechts bovenin het scherm kiezen voor de knop toevoegen.

Na het klikken van de knop ‘Toevoegen’ krijgt u een pop-up te zien waarin de gegevens van de chauffeur moeten worden ingegeven. In de volgende schermprint kunt u zien wat de minimale gegevens zijn die moeten worden ingegeven. Het gaat hier om de voor- en achternaam van de chauffeur. Daarbij is uiteraard het invoeren van de ID button van belang. Deze kunt u aflezen van de ID Button.

Let er op dat de optie voor bestuurder ook wordt aangezet om te zorgen dat deze ook gekoppeld kan worden aan ritten die worden gemaakt. Zodra de ID Button in een van de voertuigen wordt aangemeld zal de naam zoals ingevoerd worden getoond en de ritten worden gekoppeld aan desbetreffende chauffeur.

Invoeren in de GPS-Buddy webapplicatie bij eerder uitgedeelde sleutels

In principe is deze manier hetzelfde als voorgaande, alleen is de code van de sleutel niet af te lezen doordat deze al in gebruik is. Als een chauffeur zijn ID button aanbied kan het systeem er nog geen naam aan koppelen en zal deze de code van de sleutel laten zien in de webapplicatie.

Door deze code over te nemen of te kopiëren vanuit dit scherm moet deze code worden vermeld in hetzelfde menu als in voorgaande stap. Houd er rekening mee dat niet met terugwerkende kracht ritten worden gekoppeld. Het is daarom altijd verstandig om gebruik te maken van eerder beschreven methode voor het koppelen van de ID Buttons.

U maakt een route grafisch inzichtelijk in de GPS-Buddy Studio software door in het kaartscherm op de knop ‘Routes’ te klikken. Wanneer u vervolgens een voertuig selecteert zal de route van het voertuig grafisch worden weer gegeven.

Door de selectie van de datum aan te passen kunt u een dag in het verleden tonen of een langere periode selecteren.

In de GPS-Buddy webapplicatie kunt de route van een voertuig grafisch inzichtelijk maken door in het kaartscherm op de knop ‘Routes’ te klikken. Nu zal de route van het geselecteerde voertuig grafisch worden weer gegeven.

Door de selectie van de datum aan te passen kunt u een dag in het verleden tonen of een langere periode selecteren.

Om een automatische rapportage aan te passen of te verwijderen logt u in op de GPS-Buddy webapplicatie en klik hier op ‘Rapportage’ waarna rechts bovenin het scherm de knop ‘Rapport plannen’ naar voren komt.

Klik daarna op het aan te passen rapport en maak een keus uit de volgende opties:

Nieuw:                 Voor het aanmaken van een nieuwe rapportage
Bewerkt:             Om het rapport aan te passen naar bijvoorbeeld een ander(e) voertuig/gebruiker
Verwijderen:      Voor het verwijderen van de automatisch rapportage

De gebruikershandleiding voor de GPS-Buddy webapplicatie vindt u hier 

GPS-Buddy heeft ook een groot aantal E-Learning video’s voor u opgenomen waarin het gebruik van de GPS-Buddy webapplicatie wordt uitgelegd. Bezoek ons Youtube kanaal voor de E-Learning video’s.

GPS-Buddy heeft een groot aantal E-Learning video’s voor u opgenomen waarin het gebruik van de GPS-Buddy webapplicatie wordt uitgelegd.
Bezoek ons Youtube kanaal voor de E-Learning video’s.

De volgende onderwerpen worden uitvoerig besproken in de video’s:
01. Opstarten en inloggen
02. Het voertuigscherm
03. Selekteren van specifiek voertuig
04. Selekteren van meerdere voertuigen
05. Selekteren van alle voertuigen
06. Selekteren op groep
07. Selekteren met zoekfunctie
08. Instellen breedte schermen
09. Kolom instellingen
10. Info op het voertuigenscherm
11. Het kaartscherm
12. Zoomen op de kaart
13. Navigeren op de kaart
14. Streetview voertuig
15. Instellingen scherm
16. Zoeken naar locaties
17. Het chatscherm
18. Het takenscherm
19. Het routescherm
20. Rapporten
21. Schedulen van rapporten
22. Inzien van kilometerstanden en gereden kilometers
23. Alarmen
24. Beheer gebieden
25. Toevoegen alarmen
26. Het instellingen menu
27. Instellingen locaties
28. Instellingen voertuigen
29. Instellingen gebruikers
30. Instellingen rollen
31. Instellingen bestuurders geschiedenis
32. Instellingen wijzig taal
33. Instellingen geluid
34. Instellingen wijzig wachtwoord
35. Support

Wanneer u een chauffeur aan een voertuig wilt koppelen dan gaat u in de Studio software naar menu-item “Voertuig & Bestuurder” en vervolgens bestuurdersgeschiedenis.

Aan de rechterkant van het scherm staat de bestuurdersgeschiedenis. Klik rechtboven op “Toevoegen” en selecteer in het pull-down menu de bestuurder, het voertuig en activiteit van uw keuze.

Door vervolgens op “OK” linksonder in het venster te klikken bevestigt u de keuze en is de gekozen bestuurder aan het betreffende voertuig gekoppeld.

Wanneer u een chauffeur aan een voertuig wilt koppelen dan gaat u in de webapplicatie naar menu-item Instellingen en vervolgens bestuurdersgeschiedenis.

Open de bestuurdersgeschiedenis door dubbel te klikken op het betreffende voertuig. Klik vervolgens op “Toevoegen” in de rechter bovenhoek en kies in het pull-down menu de bestuurder van uw keuze.

Klik na het kiezen van de bestuurder op Opslaan om uw keuze te bevestigen en sluit de bestuurdersgeschiedenis door op “Sluiten” linksonder in het venster te klikken.
De gekozen bestuurder is nu aan het betreffende voertuig gekoppeld.

Om een voertuignaam te veranderen gaat u in de Studio software naar het menu “Voertuig & Bestuurder” en vervolgens “Voertuigen”.
Zoek het voertuig dat u wilt wijzigen.

Dubbelklik op het gewenste voertuig voor “Voertuig bewerken” en wijzig de naam in het veld “Voertuig”.

Klik tenslotte op “Uitvoeren” om uw wijzigingen te bewaren.

Om een voertuignaam te veranderen gaat u in de webapplicatie naar het menu “Instellingen” en vervolgens “Voertuigen”.
Zoek het voertuig dat u wilt wijzigen.

Dubbelklik op het gewenste voertuig voor de Voertuig details en wijzig de naam in het veld “Voertuig”

Klik tenslotte op “Opslaan” om uw wijzigingen te bewaren.

Wanneer de kilometerstanden afwijken kunt u een nieuwe kilometerstand invoeren (ijken).

Kies in de bovenste menubalk “Voertuig & Bestuurder” en kies daarna voor “Periodes”.
Selecteer in de linker kolom het kenteken waar je de ijking voor wilt invoeren.
Klik op de knop “Toevoegen” rechts boven in het scherm.

Voer de waardes in achter “Kilometerteller” en “Datum/Tijd” en druk daarna op opslaan.
Zodra deze zijn opgeslagen worden de ingevoerde waardes zichtbaar in het rechter gedeelte van het scherm. Selecteer deze regel en druk op de knop “Periode data verwerken” om de ijking door te voeren en een correctie factor te laten berekenen. Nadat de knop “Periode data verwerken” is ingedrukt zal ook de kolom “Verwerkt” op ja komen te staan.

Wanneer de kilometerstanden afwijken kunt u een nieuwe kilometerstand invoeren (ijken).

Druk op “Instellingen” en kies in het menu voor “Voertuigen”.
Open het betreffende voertuig door deze twee maal aan te klikken.

Voer de km stand in veld “Kilometerteller”. In bovenstaande voorbeeld is deze ingesteld op 123456. Deze waarde moet zonder komma’s of punten worden ingegeven.
Vergeet niet de correcte datum i.c.m. de juiste tijd te vermelden.
Druk na het invoeren van bovenstaande gegevens op de knop toevoegen waarna de ingevoerde waarde verplaatst naar het onderste gedeelte.

Klik daarna op de knop “Verwerk Periodes” om een correctie factor te laten berekenen en de ijking verder door te voeren.

Klik daarna op de knop “Opslaan” voor het opslaan van de ijking.

Selecteer in het scherm “Ritten” de periode waar u een rit toe wilt voegen.

Klik éénmaal op een bestaande rit zodat deze oranje kleurt en klik op “Ritten toevoegen” boven in het scherm. Vul vervolgens de velden voor de rit en de afstand in meters in.

Klik na het invoeren op “Opslaan” en de rit is toegevoegd.

U kunt contact opnemen met de persoon binnen uw organisatie met de admin rol voor deze applicatie om een nieuw wachtwoord te krijgen.

Mocht u niet weten wie deze persoon is binnen uw organisatie of werkt uw organisatie met de voorgaande versie van de webapplicatie ?
Geen probleem. U stuurt een supportverzoek naar support@gps-buddy.com of belt met onze supportafdeling (0900-477 2833); zij sturen u een nieuw wachtwoord toe naar het bij ons bekende emailadres. Houdt u uw gebruikersnaam bij de hand!

In het menu kunt u uw eigen wachtwoord wijzigen.
Wanneer u hier op klikt, komt u in het wachtwoord wijzigen scherm.

Voert u hier tweemaal uw nieuwe wachtwoord in en drukt op om te bevestigen. Uw nieuwe wachtwoord is direct van kracht.

Alleen personen binnen uw organisatie met een admin rol voor deze applicatie kunnen wachtwoorden wijzigen.

Uit veiligheidsoverwegingen communiceren wij geen wachtwoorden via e-mail, u kunt uw wachtwoord zelf creëren door onderstaande stappen te volgen.

Ga naar de link: https://frontoffice2.gps-buddy.com/en-US/ResetPassword

De volgende pagina vraagt om uw e-mail adres, geef hier het e-mail adres dat u gebruikt voor het inloggen op het GPS-Buddy applicatie en klik vervolgens op “Reset Password”.

Het systeem zal een e-mail versturen naar het ingevoerde e-mail adres en uw verzoek bevestigen met “Password reset email sent successfully!”.

Via e-mail ontvangt u een bericht van ‘noreply@gps-buddy.com’ met daarin in een link die begint met https://frontoffice2.gps-buddy.com/ResetPassword?h=… Na het kiezen van deze link vraagt het systeem u om het gewenste wachtwoord in te voeren en daaronder nogmaals ter controle.

Let op!
Zowel de gebruikersnaam als het wachtwoord zijn hoofdlettergevoelig. Kies voor uw wachtwoord altijd voor bijvoorbeeld een combinatie van letters, hoofdletters, cijfers en/of leestekens. Een combinatie van deze waarden zal er voor zorgen dat er geen oneigenlijk gebruik kan worden gemaakt van uw login gegevens. GPS-Buddy kan de gebruikte wachtwoorden niet achterhalen doordat deze versleuteld worden opgeslagen. U bent te allen tijde zelf verantwoordelijk voor het gebruik van dit account en de bijbehorende login gegevens.

Nadat u op “Reset Password” klikt zal het systeem de wijziging bevestigen;

Vanaf nu kunt u met het bekende e-mail adres en het nieuwe wachtwoord inloggen op het GPS-Buddy systeem.

Namen van assets kunnen worden gewijzigd met de Studio applicatie. Ga naar het kopje Assets en kies vervolgens het tabblad Assets. Door het dubbelklikken op de assetnaam kunt u deze wijzigen.

Het wijzigen van groepen kan met de GPS-Buddy webapplicatie. Ga naar Instellingen en kies dan voor Voertuigen. Rechts van het scherm ziet u een knop genaamd “Groepen”.

Wanneer de keuze “Groepen” wordt gemaakt verschijnen alle voertuigen die aan de betreffende groepen gekoppeld zijn.

Het wijzigen van groepen kan in de GPS-Buddy webapplicatie onder “Voertuig & Bestuurder” en vervolgens “Groepen”.

Door vervolgens op een groep te klikken verschijnen alle voertuigen die aan de betreffende groep gekoppeld zijn. Hier kun je de naam van groep, de kleur op de kaart of de betreffende voertuigen of bestuurders toekennen.