Was ist Fleet Management?

Was ist Fleet Management?

Fleet Management ist die Verwaltung der Firmenfahrzeuge einer Organisation, von der Anschaffung bis zur Ausmusterung. Es umfasst alle Aufgaben, die nötig sind, damit diese Fahrzeuge einsatzbereit, bezahlbar, sicher und regelkonform unterwegs sind. Fleet Management wird auch als Fuhrparkmanagement oder Flottenmanagement bezeichnet.

Strategisches und operatives Fleet Management

Die Aufgaben im Fleet Management liegen auf zwei Ebenen. Die strategische Ebene betrifft langfristige Entscheidungen: Welche Fahrzeuge werden benötigt, ob sie gekauft, geleast oder gemietet werden und wann sie ersetzt werden. Auch die Richtlinien zu Kraftstoff, Elektromobilität und Privatnutzung gehören dazu. Die operative Ebene betrifft den Alltag. Dazu zählen die Planung von Fahrten, die Terminierung von Wartungen, die Erfassung des Kraftstoffverbrauchs, die Betreuung der Fahrer und eine lückenlose Fahrtenaufzeichnung.

Für beide Ebenen sind Einblicke nötig. Wie oft wird ein Fahrzeug eingesetzt, wie hoch ist der Verbrauch der Fahrzeuge und wann ist eine Wartung fällig? Ein Fleet-Management-System sammelt diese Daten automatisch aus den Fahrzeugen. Das macht Entscheidungen besser fundiert, sowohl für heute als auch für die Zukunft.

Was verstehen wir unter ‚Fleet‘?

Zur Fleet, also der Flotte, gehören alle Fahrzeuge, mit denen ein Unternehmen unterwegs ist. Bei einem Installateur sind das zum Beispiel Transporter. Bei einem Transportunternehmen sind es zum Beispiel Lkw, Zugmaschinen, Auflieger und Anhänger. Ein Bauunternehmen hat darüber hinaus Pkw und Lkw für die An- und Abfuhr von Materialien.

Der Lebenszyklus eines Firmenfahrzeugs

Fleet Management begleitet ein Fahrzeug von Anfang bis Ende:

1. Auswahl und Anschaffung. Festlegen, welches Fahrzeug benötigt wird, auf Basis von Einsatz, Vorschriften und Gesamtbetriebskosten (TCO).
2. Inbetriebnahme. Zulassung, Ausrüstung, Versicherung und Anbindung an das Fleet-Management-System.
3. Einsatz. Planung, Zuordnung zu Fahrern, Fahrten und Kilometer.
4. Wartung und Inspektion. Regelmäßige Wartung, APK (niederländische Hauptuntersuchung), Reifen, Schäden und Störungen.
5. Bewertung. Kilometer, Verbrauch, Kosten und Zuverlässigkeit pro Fahrzeug.
6. Ersatz oder Ausmusterung. Der Zeitpunkt, ab dem Weiterfahren mehr kostet als Ersetzen.

In jeder Phase spielen Daten eine Rolle. Je besser die Daten, desto treffsicherer die Entscheidung in der nächsten Phase.

Warum Fleet Management wichtiger wird

Fleet Management gibt es seit Jahrzehnten. Dennoch verändert sich seine Rolle schnell. Vier Entwicklungen spielen dabei eine Hauptrolle.

Vorschriften erfordern nachweisbare Daten

Zero-Emission-Zonen, der intelligente Fahrtenschreiber für leichtere Nutzfahrzeuge, die Lkw-Maut und die Pseudo-Endabgabe (pseudo-eindheffing) haben eines gemeinsam: Sie erfordern Daten pro Fahrzeug oder pro Fahrt. Das verschiebt Fleet Management von der Kostenkontrolle hin zur Nachweispflicht. Eine Schätzung genügt immer häufiger nicht mehr.

Nachhaltigkeit zählt bei Ausschreibungen

Im Bau und in der Infrastruktur ist das ein Top-Thema. Auftraggeber im Tief-, Straßen- und Wasserbau honorieren nachweisbare CO₂-Reduktion. Der Kraftstoffverbrauch des eigenen Fuhrparks zählt dabei mit. Wer diesen Verbrauch pro Fahrzeug belegen kann, steht bei der Vergabe besser da. Das macht Verbrauchsdaten zu einem kommerziellen Thema.

Der Kostendruck steigt

Fahrer sind knapp, und Firmenfahrzeuge sind teuer in Anschaffung und Betrieb. Jedes Fahrzeug, das unnötig steht oder Leerkilometer fährt, kostet Geld, ohne etwas einzubringen. Das macht die Auslastung mindestens so wichtig wie die Anschaffung.

Flotten werden vielfältiger

Ein durchschnittliches Bau- oder Installationsunternehmen fährt mit mehreren Marken, Kraftstoffarten und Fahrzeugtypen. Elektrische Transporter stehen neben Dieselfahrzeugen, und jeder Hersteller hat ein eigenes Portal mit eigenen Daten. Das erfordert einen Ort, an dem die Daten der gesamten Flotte zusammenlaufen.

Was fällt unter Fleet Management?

Fleet Management berührt viele verschiedene Aufgaben. Bereiche, die zum Fleet Management gehören, sind zum Beispiel:

Anschaffung, Leasing und Ersatz

Der Anschaffungspreis ist nur ein Teil der Rechnung. Kraftstoff, Wartung, Versicherung, Steuern und Restwert bestimmen ebenfalls die Betriebskosten. Fleet Management macht diese Kosten pro Fahrzeug sichtbar.

Einsatz und Planung

Die Planung beginnt mit der Frage, welche Fahrzeuge verfügbar sind und wo sie unterwegs sind. Ein aktueller Überblick über Standorte und Status hilft, Leerfahrten und unnötige Umwege zu verringern. Geofences, virtuelle Zonen um ein Projekt, einen Kunden oder ein Depot, zeigen, wann ein Fahrzeug ankommt oder abfährt.

Wartung und Einsatzbereitschaft

Eine Wartung auf Basis der tatsächlichen Kilometer passt besser zur Nutzung als eine Wartung allein nach dem Kalender. Störungscodes aus dem CAN-Bus können früh darauf hinweisen, dass etwas nicht stimmt. Das ermöglicht den Schritt von reaktiver zu vorbeugender Wartung.

Kraftstoff und Laden

Kraftstoff ist bei vielen Flotten ein großer Kostenfaktor. Verbrauchsdaten aus dem CAN-Bus, verknüpft mit Tankkartendaten, zeigen, wo Unterschiede entstehen. Bei Elektrofahrzeugen rücken Ladezeitpunkte, Ladeorte und Reichweite in den Fokus.

Fahrer und Fahrverhalten

Das Fahrverhalten beeinflusst Verbrauch, Verschleiß und Sicherheit. Fleet Management macht den Fahrstil messbar und vergleichbar. Viele Organisationen nutzen diese Daten für Coaching, als Grundlage für ein Gespräch über sicheres und sparsames Fahren.

Fahrtenaufzeichnung

Eine lückenlose Fahrtenaufzeichnung ist die Grundlage für den Nachweis der Privatnutzung des Firmenwagens gegenüber der niederländischen Steuerbehörde (Belastingdienst).

Compliance und Berichterstattung

Lenk- und Ruhezeiten, Fahrtenschreiberdaten und CO₂-Berichte erfordern überprüfbare Daten. Fleet Management stellt sicher, dass diese Daten an einem Ort verfügbar sind, wenn eine Aufsichtsbehörde, ein Wirtschaftsprüfer oder ein Auftraggeber danach fragt.

Schäden, Vorfälle und Diebstahl

Firmenfahrzeuge und ihre Ladung sind diebstahlgefährdet, vor allem, wenn sie außerhalb der Arbeitszeit auf der Straße oder auf einem Projekt stehen. Eine Meldung bei Bewegung außerhalb der Arbeitszeit und eine zuverlässige Standorthistorie erhöhen die Chance, ein Fahrzeug wiederzufinden. Bei Schäden oder Unfällen können Daten des G-Sensors Aufschluss darüber geben, was passiert ist.

Wie funktioniert ein Fleet-Management-System?

Ein Fleet-Management-System besteht aus drei Schichten: Hardware, Firmware und Software. Die Hardware erfasst die Daten im Fahrzeug. Die Firmware bestimmt, welche Daten ausgelesen und wie sie gesendet werden. Die Software verarbeitet die Daten und macht sie sichtbar. Die Qualität des Ganzen hängt davon ab, wie gut diese drei Schichten ineinandergreifen.

Hardware: die Quelle der Daten

Die Daten stammen aus dem Fahrzeug selbst. Häufig geschieht das über einen Tracker oder ein Gateway, das nachträglich eingebaut wird. Der Standort wird in der Regel per GPS bestimmt, und die Daten gelangen über das Mobilfunknetz zur Software.

Ist die Hardware an den CAN-Bus angeschlossen, das interne Netzwerk eines Fahrzeugs, können weitere Daten hinzukommen, etwa Kilometerstand und Kraftstoffverbrauch. Manche Systeme erfassen auch das Fahrverhalten, zum Beispiel mit einem G-Sensor, der hartes Bremsen, Beschleunigen und scharfe Kurven aufzeichnet.

Je nach System kann zusätzliche Hardware die Reichweite vergrößern. Zu denken ist an eine Verbindung mit dem Fahrtenschreiber, das Auslesen von Aufliegern und Anhängern oder Sensoren für Temperatur und Reifendruck.

Firmware: die Intelligenz im Kästchen

Firmware ist die Software, die auf der Hardware selbst läuft. Sie bestimmt unter anderem, welche Signale aus dem Fahrzeug gelesen werden, wie oft Daten gesendet werden und was passiert, wenn vorübergehend kein Mobilfunkempfang besteht. Fahrzeugmarken und -typen verwenden auf dem CAN-Bus oft unterschiedliche Signale. Die Firmware sorgt dafür, dass diese Daten richtig übersetzt werden.

Bei vielen Systemen kann die Firmware aus der Ferne aktualisiert werden. Das ermöglicht es, Unterstützung für neue Fahrzeugtypen oder Funktionen hinzuzufügen, ohne dass ein Fahrzeug in die Werkstatt muss.

Software: von Rohdaten zum Überblick

Die Software empfängt die Daten und wandelt sie in Übersichten um, etwa Karten, Fahrtenübersichten, Berichte und Dashboards. Viele Systeme haben außerdem eine App, mit der Fahrer ihre eigenen Fahrten und Meldungen einsehen können. Je nach Einstellung kann das System bei Abweichungen eine Meldung senden, etwa bei Bewegung außerhalb der Arbeitszeit oder wenn ein Fahrzeug einen Geofence verlässt. Das System zeigt und meldet. Die Organisation steuert.

Über Schnittstellen und APIs können Daten an andere Systeme weiterfließen, etwa ERP und Buchhaltung, Planung, Zeiterfassung und Tankkarten. Das verringert doppelte Eingaben und Fehler zwischen Systemen.

Gesetze und Vorschriften für Fuhrparkmanager in den Niederlanden

Die Vorschriften rund um Firmenfahrzeuge ändern sich in den kommenden Jahren an mehreren Fronten gleichzeitig. Fast jede Vorschrift erfordert Daten pro Fahrzeug oder pro Fahrt. Nachfolgend die wichtigsten Entwicklungen für Flotten in Bau, Infrastruktur und Transport.

Fahrtenaufzeichnung und Privatnutzungszuschlag (bijtelling)

Wer einen Firmenwagen hat und weniger als 500 Kilometer pro Kalenderjahr privat fährt, zahlt keinen Privatnutzungszuschlag (bijtelling). Das muss jedoch mit einer lückenlosen Fahrtenaufzeichnung nachweisbar sein. Die niederländische Steuerbehörde (Belastingdienst) stellt Anforderungen daran, was diese Aufzeichnung pro Fahrt erfasst, etwa Datum, Kilometerstände, Adressen und den geschäftlichen oder privaten Charakter der Fahrt. Eine Aufzeichnung, die automatisch aus dem Fahrzeug stammt, verringert die Gefahr von Lücken und Fehlern.

Pseudo-Endabgabe (pseudo-eindheffing) ab 2027

Ab dem 1. Januar 2027 zahlt der Arbeitgeber eine Pseudo-Endabgabe (pseudo-eindheffing) von 12 Prozent des Katalogwerts für fossile und hybride Pkw, die auch privat zur Verfügung stehen. Vollelektrische Autos und Wasserstoffautos sind davon ausgenommen. Die Abgabe kommt zusätzlich zum Privatnutzungszuschlag (bijtelling) des Arbeitnehmers hinzu. Arbeitswege zählen als Privatnutzung, und die übliche Grenze von 500 Kilometern gilt hier nicht.

Die Abgabe lässt sich pro Fahrzeug vermeiden, wenn das Auto ausschließlich geschäftlich genutzt wird. Dafür ist eine lückenlose Fahrtenaufzeichnung nötig, ergänzt durch nachweisbare Kontrolle dieser geschäftlichen Nutzung. Für Autos, die bereits vor 2027 zur Verfügung standen, gilt eine Übergangsregelung. Transporter fallen nicht unter die Pseudo-Endabgabe.

Zero-Emission-Zonen für die Stadtlogistik

Immer mehr Gemeinden haben eine Zero-Emission-Zone für Transporter und Lkw. Der Überblick darüber, welche Fahrzeuge in welchen Zonen fahren, hilft bei der Entscheidung, welche Fahrzeuge zuerst ersetzt oder anders eingesetzt werden.

Intelligenter Fahrtenschreiber für leichtere Nutzfahrzeuge

Seit dem 1. Juli 2026 ist ein intelligenter Fahrtenschreiber der zweiten Generation für Nutzfahrzeuge mit mehr als 2.500 Kilogramm zulässiger Gesamtmasse im internationalen gewerblichen Güterverkehr und bei der Kabotage Pflicht. Damit fallen auch schwerere Transporter unter die Regeln für Lenk- und Ruhezeiten. Es gilt eine Ausnahme für den Werkverkehr, bei dem das Fahren nicht die Haupttätigkeit des Fahrers ist.

Lkw-Maut

Seit dem 1. Juli 2026 zahlen Lkw über 3.500 Kilogramm in den Niederlanden eine Abgabe pro gefahrenem Kilometer auf ausgewiesenen Straßen. Der Tarif hängt vom Gewicht und von der CO₂-Emissionsklasse des Fahrzeugs ab. Die Kraftfahrzeugsteuer für Lkw sinkt gleichzeitig. Dadurch werden Transportkosten variabler, und Kilometerdaten pro Fahrt und pro Auftrag werden für die Nachkalkulation wichtiger.

Berichterstattung zur arbeitsbezogenen Personenmobilität

Arbeitgeber mit 100 oder mehr Beschäftigten berichten jährlich über die CO₂-Emissionen von Geschäftsreisen und Arbeitswegen ihres Personals. Der Bericht über ein Kalenderjahr muss bis zum 30. Juni des Folgejahres vorliegen. Es gibt einen Vorschlag, die Grenze auf 250 Beschäftigte anzuheben. Gefahrene Kilometer und Kraftstoffart pro Fahrzeug bilden die Grundlage dieser Berichterstattung.

CO₂-Leistungsleiter (CO₂-Prestatieladder)

Die CO₂-Leistungsleiter (CO₂-Prestatieladder) ist im Tief-, Straßen- und Wasserbau ein weit verbreitetes Vergabeinstrument. Der Kraftstoffverbrauch des eigenen Fuhrparks fällt unter Scope 1, die direkten Emissionen einer Organisation. Eine zuverlässige Erfassung dieses Verbrauchs pro Fahrzeug ist damit eine Grundlage für die Zertifizierung und für Reduktionsziele. Der Verbrauch von Maschinen zählt ebenfalls zu Scope 1, gehört aber zum Asset Management.

Je höher die Stufe auf der Leiter, desto größer der fiktive Vergabevorteil bei Ausschreibungen. Das macht die Verbrauchsdaten der Flotte direkt relevant für die kommerzielle Position eines Unternehmens.

Wie wählen Sie ein Fleet-Management-System?

Die Wahl eines Fleet-Management-Systems beginnt bei der eigenen Organisation. Ein System, das für einen Fuhrpark mit Leasingfahrzeugen gut funktioniert, passt nicht immer zu einem Unternehmen mit Transportern, Lkw und Geräten, die täglich den Standort wechseln. Einige Fragen helfen, die richtige Wahl zu treffen.

Bedarf anhand der Flotte bestimmen

Wie viele Fahrzeuge hat eine Organisation? Oder welche Fahrzeuge hat die Organisation? Von welchen Marken und mit welchem Kraftstoff? Wer fährt damit, und wofür werden sie eingesetzt? Ein Pkw mit Privatnutzung erfordert andere Funktionen als ein Lkw mit Fahrtenschreiber. Je besser dieses Bild vorab ist, desto einfacher wird der Vergleich der Systeme.

Festlegen, welche Daten Sie brauchen

Standort und Fahrten bilden oft die Basis. Darüber hinaus können Daten wie Kilometerstand, Kraftstoffverbrauch und Fahrverhalten nötig sein. Welche Daten ein System auslesen kann, unterscheidet sich je nach System und Fahrzeug. Daher ist es sinnvoll, vorab zu prüfen, welche Daten für die eigene Flotte tatsächlich verfügbar werden.

Vorschriften und Berichte berücksichtigen

Ein System muss zu den Pflichten passen, die für die Flotte gelten. Zu denken ist an eine lückenlose Fahrtenaufzeichnung, den Download von Fahrtenschreiberdaten und CO₂-Berichte für die CO₂-Leistungsleiter oder die Mobilitätsberichterstattung. Eine Fahrtenaufzeichnung mit Gütesiegel bietet zusätzliche Sicherheit gegenüber der niederländischen Steuerbehörde (Belastingdienst).

Über die Flotte hinausdenken

Für viele Unternehmen besteht die Arbeit aus mehr als nur Fahrzeugen. Zu denken ist an Anhänger, Aggregate, Baucontainer, Rüttelplatten und Werkzeug. Viele dieser Geräte haben keine eigene Stromversorgung und bleiben dadurch oft außer Sicht.

Dennoch lässt sich auch dieses Equipment sichtbar machen. Wer bei der Wahl eines Fleet-Management-Systems auch diese Möglichkeiten berücksichtigt, vermeidet, dass Flotte und Equipment in getrennten Systemen landen. Das ergibt einen Überblick über alle Betriebsmittel, in einer Umgebung. Dort geht Fleet Management in Asset Management über, und es entsteht die Basis für Asset Intelligence.

Nutzung und Unterstützung

Ein System funktioniert erst, wenn es genutzt wird. Übersichtliche Dashboards und gute Unterstützung bei der Einführung machen hier den Unterschied. Ein Pilotprojekt mit einem Teil der Flotte zeigt schnell, ob ein System in der Praxis passt.

Was bringt Fleet Management?

Fleet Management macht sichtbar, wie die Flotte eingesetzt wird. Auf dieser Basis kann eine Organisation gezielt nachsteuern. Der Nutzen liegt in sechs Bereichen.

• Überblick. Ein aktuelles Bild davon, wo Fahrzeuge fahren, wer damit fährt und was sie tun.
• Bessere Auslastung. Weniger Leerkilometer, weniger Umwege und weniger Fahrzeuge, die unnötig stehen.
• Niedrigere Kosten. Einblick in Verbrauch, Leerlauf und Fahrverhalten ermöglicht Einsparungen bei Kraftstoff und Verschleiß.
• Höhere Einsatzbereitschaft. Wartung auf Basis der tatsächlichen Kilometer verhindert unerwartete Stillstände.
• Nachweisbare Compliance. Fahrten, Lenk- und Ruhezeiten und Verbrauch sind erfasst und abrufbar.
• Weniger Verwaltung. Daten kommen automatisch aus den Fahrzeugen und fließen an andere Systeme weiter.

Vom Fleet Management zu umfassender Asset Intelligence

GPS-Buddy entwickelt eigene Hardware, eigene Firmware und die Plattform Flowter. GPS-Buddy bietet verschiedene Fleet-Management-Lösungen. Von automatisierter Fahrtenaufzeichnung bis zu Driver Intelligence.

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Auch Equipment ohne Stromversorgung

Viele Betriebsmittel haben keine eigene Stromversorgung, etwa Anhänger, Aggregate, Baucontainer und Werkzeug. Dafür hat GPS-Buddy die RFID Asset Tags. Ein Tag arbeitet bis zu acht Jahre mit einer Batterie, ohne GPS-Modul oder SIM-Karte, und erfasst neben dem Standort auch Nutzungsdaten, etwa Betriebsstunden.

Der Tag sendet seine Daten an das nächstgelegene Gateway. Das kann das XT4 im eigenen Fahrzeug sein oder eines der zehntausenden anderen GPS-Buddy-Gateways, die täglich durch die Niederlande fahren.

Für Equipment weit außerhalb der Reichweite von Gateways gibt es den AT4, einen Tracker mit eigenem GPS und 4G.

Von Daten zu Entscheidungen

Alle Daten von Flotte und Assets laufen in Flowter zusammen. Dort werden sie zu Erkenntnissen: über Einsatz, Verbrauch, Kosten und Nachweise. Auf Basis dieser Erkenntnisse trifft die Organisation Entscheidungen. Das ist der Kern von Asset Intelligence.

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